Nguyên tắc xuất hóa đơn được ghi nhận một cách rõ ràng tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Trên cơ sở của các quy định này, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ những quy định và nguyên tắc cụ thể.
Thông tin chung về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Thế nào là hóa đơn?
Cửa hàng/đại lý bán lẻ hàng hóa; công ty/doanh nghiệp xuất kho, bán hàng hóa với số lượng lớn hay cung ứng các dịch vụ như karaoke, gold,… đều cần sử dụng đến hóa đơn.
Hiểu một cách chung nhất, hóa đơn là một loại giấy tờ ghi lại các thông tin liên quan đến việc mua bán trao đổi hàng hóa, cung ứng các dịch vụ. Loại giấy tờ này có chức năng như một chứng từ được người bán lập nên. Các nội dung được ghi trong hóa đơn phải tuân thủ Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Các loại hóa đơn phổ biến hiện nay
Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 51/2010-NĐ-CP quy định về 03 loại hóa đơn được lưu hành trên thị trường hiện nay là: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT) và các hóa đơn khác.
- Hóa đơn bán hàng hóa là hóa đơn phổ biến nhất, bạn có thể thấy nhiều trong cuộc sống hàng ngày, thường thấy trong hoạt động kinh doanh buôn bán các loại hàng hóa, dịch vụ khi thực hiện khai thuế giá trị gia tăng một cách trực tiếp.
- Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn với hình thức khấu trừ thuế giá trị gia tăng khi tiến hành các hoạt động buôn bán hàng hóa, dịch vụ nội địa, vận tải quốc tế hoặc xuất hàng hóa đi vào khu phi thuế quan hoặc xuất khẩu hàng hóa.
- Các loại hóa đơn khác là cách gọi chung cho các chứng từ có hình thức và nội dung giống như hóa đơn hoặc các loại thẻ, vé,…
Dựa vào hình thức, hóa đơn được chia thành: hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
Các nguyên tắc xuất hóa đơn cần nắm vững
Do sự khác biệt về tính chất, đặc thù, mỗi loại hóa đơn bán hàng và cung ứng dịch vụ khác nhau phải tuân thủ theo các nguyên tắc khác nhau.
Tổng hợp nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT)
Doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ đầy đủ các nội dung sau khi xuất hóa đơn giá trị gia tăng:
- Đảm bảo chính xác tuyệt đối các thông tin về bán hàng, cung ứng dịch vụ được ghi trên hóa đơn;
- Tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa trên hóa đơn bán hàng. Trường hợp có tẩy xóa, sửa chữa hóa đơn mất hoàn toàn giá trị. Điều này giúp đảm bảo sự trung thực và chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
- Hóa đơn nên được viết bằng mực xanh, tuyệt đối không được sử dụng màu mực đỏ. Đồng thời, các thông tin trên hóa đơn được điền vào phải sử dụng duy nhất một màu mực loại không phai.
- Các thông tin được viết vào hóa đơn không được đè, che lên các thông tin đã được in sẵn khác. Đặc biệt các chữ, chữ số phải liên tục, không ngắt quãng, không có ký hiệu riêng.
- Hóa đơn sau khi điền tất cả thông tin phải được in thành nhiều liên, thống nhất về mọi thông tin ở các liên.
Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Để đảm bảo giá trị pháp lý, hóa đơn điện tử trước hết phải đảm bảo quy định về hình thức. Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định các nội dung bắt buộc trong hóa đơn điện tử gồm:
Các thông tin về hóa đơn (tên, ký hiệu, số hóa đơn, ký hiệu mẫu số), thông tin của người bán (họ tên, thông tin liên lạc, địa chỉ, mã số thuế), thông tin người mua (họ tên, thông tin liên lạc, địa chỉ, mã số thuế người mua nếu có), thông tin về hàng hóa/dịch vụ (tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT, tổng tiền cần thanh toán chưa tính thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã tính thuế GTGT đối với hóa đơn điện tử GTGT); tổng số tiền cần thanh toán; chữ ký điện tử và chữ ký số của người bán; chữ ký điện tử và chữ ký số của người mua; thông tin thời điểm lập hóa đơn; mã số thuế của cơ quan thuế; phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.
Trường hợp hóa đơn được lập, xuất với nội dung theo hướng dẫn của Bộ tài chính thì không cần tuân thủ một cách đầy đủ các nội dung hóa đơn điện tử được nêu trên.
Hóa đơn bị sai sót sau khi xuất phải được xử lý theo nguyên tắc nào?
Hóa đơn điện tử đã được xuất, gửi cho người mua tuy nhiên hàng hóa/dịch vụ chưa được giao chỉ được hủy trong trường hợp được sự đồng ý, xác nhận của cả bên bán và bên mua.
Hóa đơn điện tử đã được xuất, gửi cho người mua nhưng hai bên chưa kê khai thuế chỉ được hủy trong trường hợp cả hai bên cùng đồng ý và xác nhận.
Hóa đơn đã được xuất, gửi cho người mua, đồng thời đã giao hàng/cung ứng dịch vụ và cả hai bên cũng đã kê khai thuế gặp sai sót cần lập văn bản thỏa thuận giữa các bên có ghi rõ sai sót đồng thời có chữ ký điện tử của cả hai bên. Điều chỉnh lại hóa đơn đã sai sót.
Nguyên tắc xuất hóa đơn cần được chú ý và quan tâm vì đây là vấn đề cực kỳ quan trọng trong kinh doanh buôn bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ. Theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều thông tin bổ ích, thiết thực khác nhé!
